Danke für die Vorschläge!

Am liebsten sind mir Vorschläge in Form von Tickets – dann plane ich sie in der Regel direkt ein:

Task Tracker

Folgende Hinweise zu den einzelnen Punkten:

1. beim Suchen einer Akte wäre es hilfreich, wenn man dort gleich eine neue anlegen könnte
–> wäre ein neues Ticket

2. mehrere Dateien aus dem Scanordner auf einmal einer Akte zuordnen. Markieren geht, es wird aber offenbar immer nur eine zugeordnet. Das wäre vor allem hilfreich für den Einstieg, wenn riesige Aktenberge ins System müssen!
–> neues Ticket

3. Muss beim Zuordnen eines Scans immer nach einem neuen Dateinamen gefragt werden? Besser wäre, den Dateinamen oder ergänzende Daten ggf. später ändern zu können.
–> neues Ticket

4. Es wird jeweils das Datum und Uhrzeit einer Datei beim Zuordnen zur Akte gespeichert. Hilfreich wäre, das Originaldatum der Datei zu verwenden. Das gilt vor allem, wenn ein Altbestand an Dateien auf einmal zugeordnet wird.
–> Der Import bestehender Daten wird wahrscheinlich mit Version 2.0 komfortabler, via generischer CSV-Schnittstelle

5. teilautomatische Zuordnung zu Akten beim Import vorhandener Dokumente, anhand Keywords
–> Kannst Du genauer sagen wie das mit den Keywords gemeint ist?

6. Import auch ganzer Verzeichnisstrukturen, also nicht nur im Haupt-Scan-Verzeichis
–> neues Ticket

7. Telefonnotizen direkt in Akte erfassen
–> man kann bereits manuelle Einträge in die Historie eintragen. Ist das gemeint?

8. E-Mailadressen direkt als Adresse & Beteiligte aufnehmen, wenn zu Akte zugeordnet wird. Wenn möglich auch gleich noch sonstige Kontaktdaten, die ja oft in E-Mails stehen.
–> gibt schon Ticket dafür

9. Terminkalender, mit E-Mailintegration
–> gibt schon Ticket dafür

10. Zugriffsrechte Benutzer. Nicht jeder soll alle Akten sehen können.
–> gibt schon Ticket dafür

11. drei eigene Felder für Akten sind schön. Mehr wäre schöner…
–> neues Ticket

Danke und Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)

Vorhandene Daten dann natürlich in den neuen Ordner kopieren.

Vielen Dank für die ausführlichen Informationen!

Ich möchte noch zwei Szenarien teilen:

(1) Für mich selbst benutze ich (für das Verwalten meines kleinen Nebengewerbes) eine j-lawyer.BOX. Nächtlich werden
– Backups durchgeführt und per SSH auf einen der von mir betriebenen Server im Internet transferiert – analog des von Dir beschriebenen „Offsite Backups“. Das sind alles Funktionen die „out of the box“ von j-lawyer.org unterstützt werden.
– ein HTML-Export des Datenbestandes erzeugt (ebenfalls out of the box-Funktionalität) und anschliessend in ein Verzeichnis kopiert, das Teil einer ownCloud-Installation ist. So habe ich den Datenbestand auch immer unterwegs zur Verfügung.

Dieses Szenario schützt hinreichend gegen Datenverlust, bringt aber keine Ausfallsicherheit. Geht die j-lawyer.BOX kaputt, so muss unmittelbar eine neue (ggf. temporäre) Installation durchgeführt werden, in welche dann die Datensicherung zurückgespielt wird.

(2) Eine dem Projekt nahestehende Kanzlei nutzt als Server ein Linuxsystem mit RAID 1. Nächtlich werden
– Backups durchgeführt und per SFTP auf eine NAS ausserhalb der Kanzleiräumlichkeiten kopiert.
– ein zusätzliches Backup auf USB-Sticks durchgeführt (Cron-gesteuert) – jeden Arbeitstag kommt ein anderer Stick dran, der Rest läuft automatisch.
– ein HTML-Export des Datenbestandes erzeugt und per Cronjob auf einen Windowsclient im Kanzleinetzwerk kopiert. Der Cron läuft stündlich und kopiert nur die Änderungen. Daher muss der Windowsclient nachts nicht an sein – sobald er verfügbar ist bekommt er die letzten Daten.

In diesem Szenario ist man vor Datenverlust geschützt und betreibt den Server ausfallsicher (eine Platte kann kaputt gehen).

Allgemeine Hinweise:
– Die Erstellung des Backups und des HTML-Exports übernimmt der j-lawyer.org Server. Es sei Jedermann empfohlen die Emailbenachrichtungen (unter Einstellungen – Servermonitoring) zu aktivieren – nur so erfährt man wenn eine Sicherung fehlschlägt!
– Jegliche weitere Automatisierung, die man sich selbst aufbaut, sollte ebenfalls unbedingt in der Lage sein, im Fehlerfall Nachrichten zu versenden. Man muss schlicht sichergehen können, dass der Backup funktioniert.
– Es ist nicht ausreichend, das Dateisystem des Server zu sichern. Auch wenn dort das Datenverzeichnis der MySQL-Datenbank dabei ist, ist nicht sichergestellt dass man dieses im Katastrophenfall nutzen kann. Das vom j-lawyer.org Server erstellte Backup-ZIP hingegen enthält einen sogenannten „Dump“ der Datenbank, den man auch auf einer anderen Installation / auf anderem Gerät importieren kann.
– Das Backup-ZIP ist (noch) nicht verschlüsselt – wird es auf öffentlich zugänglichen Speicher (Cloud, Server im Internet) gelegt, sind dort entsprechende Maßnahmen zu ergreifen damit es nicht öffentlich zugänglich ist.

Beste Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)

Habe mich heute nochmal intensiv mit der Thematik beschäftigt. Mit dem „normalen“ Ubuntu Server 16.04 funktioniert alles wie in der Anleitung beschrieben.

Zugegebenermaßen hatte ich den Hinweis „Ubuntu Server Zentyal“ von unterwegs wohl in der Eile nicht so ernst genommen. Handelt es sich um das hier?
http://www.zentyal.org/

Das hatte ich in der Form bisher nicht auf dem Schirm, ich nehme an dass die Zentyal-Macher dort ein MySQL mit einer stärker angepassten MySQL-Variante konfigurieren. Ich kann die Größe der Zielgruppe „j-lawyer.org auf Zentyal“ momentan nicht einschätzen und werde daher voerst keine Tests mit Zentyal direkt durchführen.

Allerdings hätte ich großes Interesse an einem kurzen Feedback bzgl. Zentyal an sich – nehmt Ihr das als MS Exchange-Ersatz für Mail, Nutzerverwaltung, …?

Danke und Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)

Hallo,

nein, der MySQL-Nutzer „root“ hat erstmal nichts mit dem Betriebssystemnutzer zu tun. Und aus Sicherheitsgründen sollte der j-lawyer-server keine root-Rechte haben.

Wenn ein Access denied kommt, dann ist das Passwort des MySQL-Nutzers falsch. Hier müsste angesetzt werden. Bei der Installation von MySQL sollte der Installer nach einem Passwort gefragt haben – d.h. im Rahmen der Installation wird das Passwort vergeben. Haben Sie das korrekt notiert?
Der j-lawyer.org Server-Installer fragt dann nach dem Passwort.

Ggf. können wir morgen im Laufe des Tages zusammen draufschauen.

Gruß,
Jens
(j-lawyer.org)

Danke für die Logs. Es kann keine Verbindung zur MySQL-Datenbank hergestellt werden. Diese muss vor dem j-lawyer.org Installer installiert werden (siehe Anleitung auf unserer Seite). Wurde das so gemacht?

Beste Grüße
Jens
(j-lawyer.org)

Hallo Joachim,

ich würde eingangsseitig IMAP mit SSL nehmen, in Senderichtung SMTP mit SSL. Die oben angegebenen Ports sind praktisch Standardports für diese Protokolle, ich wüsste nicht warum es nicht funktionieren sollte.

Die genauen Einstellungen könnte ich nur liefern wenn ich besagte Testadresse hätte.

Beste Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)