Rechnungserstellung und -verwaltung

Input dazu ist sehr willkommen.

Okay, ich habe mir diesbezüglich ein paar Gedanken gemacht. Das Thema ist doch recht umfangreich und komplex und vermutlich wäre eine mehrstufige Umsetzung sinnvoll, getrennt in Rechnungsverwaltung und Rechnungserstellung.
Funktionen der Rechnungsverwaltung:

– Erzeugung einer laufenden Rechnungsnummer nach entsprechenden Vorgaben und Schemen (Ähnlich der Aktennummer)
– Zuordnung zu jeder Rechnungsnummer: Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, offener Betrag, Aktenzeichen, Betreff/Kurzbeschreibung, Status (bezahlt, offen, Mahnstufe 1, etc.)
– Zuordnung von beliebigen Dokumenten zu jeder Rechnungsnummer (ähnlich der allgemeinen Dokumentenzuordnung in den Akten), z.B. die Rechnung selber, Mahnungen, Forderungsaufstellungen, Ratenzahlungsvereinbarungen etc.
– Zuordnung eines Buchungskontos/Forderungstabelle zu jeder Rechnungsnummer, in denen Zahlungen, Mahngebühren oder Zinsen erfasst werden können und zur Gesamtsumme aufsummiert werden. Jede Zeile enthält dann Datum, Betreff, Betrag und Konto/Zahlungsart (bar, Bankkonto xxx, etc.), der erste Eintrag ist der Rechnungsbetrag selber

Umgesetzt werden könnte dies als zusätzlicher Karteireiter „Rechnungen“ in jeder Akte, mit einem Button „Neue Rechnungsnummer“ und der Liste/Tabelle der Rechnungnummern in dieser Akte.

Die Liste enthält dann pro Eintrag: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betreff, Betrag, offener Betrag, Status, Dokumente (eventuell über extra Fenster), Buchungskonto (eventuell über extra Fenster)

Das Dokumentenfenster wäre genauso wie der Bereich „Dokumente“ in der Akte aufgebaut, mit einer Erstellung eines neuen Dokuments über Vorlagen und dem Hinzufügen vorhandener Dokumente.

Das Fenster des Buchungskontos wäre eine einfache Tabelle, mit den Spalten Datum, Betreff, Betrag und Zahlungsart/Konto. Die Summe der Beträge wird extra angezeigt und als offener Betrag in die Rechnungsliste übernommen.

Eine erweiterte Wiedervorlagefunktion mit der Angabe einer regelmäßigen Wiedervorlage (z.B. jeden 1. des Monats) für die Kontrolle von Ratenzahlungsvereinbarungen wäre hilfreich.

Im Navigationsbereich links könnte ein extra Punkt „Rechnungen“ stehen, unter dem Abfragen der Rechnungen über alle Akten angezeigt werden:
– Rechnungen nach Rechnungsnummern
– Rechnungen nach Empfänger
– Rechnungen nach Datum (von bis)
– Rechnungen nach Status
– Zahlungseingänge

Unter Scanner sollten auch Vorschläge zur Zuordnung von Dokumenten zu Rechnungsnummern erfolgen.

Speicherort, der den Rechnungsnummern zugeordneten Dokumente, könnte ein nach der Rechnungsnummer benannter Unterordner des Dokumentenordners der jeweiligen Akte sein.

Die Rechnungserstellung nach RVG könnte dann später als ein zusätzliches Modul eingebaut werden. Genauso könnte die Zahlungserfassung/Forderungsaufstellung dann mit weiteren Funktionen, wie die automatische Zinsberechnung erweitert werden.

Viele Grüße
bjk