Allgemeiner Workflow – Hilfe für einen Newbie

Hallo ReRo,

Verstehe ich es richtig, dass ich alle Gerichte, StAen und Behörden als reguläre Adressen anlege und sodann lediglich mit einem Etikett als Gericht etc. kategorisiere? Der beA-Adress-Import hat folgllich nur Wirkung auf das beA selbst, ich kann nicht auf die dort hinterlegten Daten zugreifen?

Die Etikettierung ergibt Sinn, um die Adresse in der Suche schneller zu finden. Darüberhinaus ist es sinnvoll, sich neue Beteiligtentypen (Einstellungen – Adressen – Beteiligtentypen) zu erstellen, bspw. für „Gericht“ oder was auch immer für Dich sinnvoll erscheint. Innerhalb der Akte fügst Du das Gericht dann in der jeweiligen Rolle hinzu und kannst alle Daten über die Platzhalter automatisch in Dokumente übernehmen. Sprich: alles, was an Adressinformationen über den beA-Import importiert wurde, lässt sich natürlich in der Akte und bei Dokumenterstellung verwenden, oder auch für das Versenden von beA-Nachrichten (da die Adresseinträge ja dann eine Safe ID haben).

Wie geht ihr mit gerichtlichen Verfahren um, werden auch hier gegnerische Anwälte, Staatsanwaltschaft und Gericht jeweils als Beteiligte mit aufgenommen?

Prinzipiell empfehle ich, alle Kontakte als Beteiligte in der Akte zu führen, mit denen man entweder kommuniziert oder deren Daten man bspw. zur automatischen Erstellung von Dokumenten benötigen könnte.

Die Funktionen zur Wiedervorlage/Frist sind klasse umgesetzt. Ich habe hier: github-j-l – 646 einen Hinweis darauf gefunden, dass es eine Kalenderfunktion bereits gibt, finde jedoch bislang nur die Listen unter dem Menüpunkt „Wiedervorlagen“. Mir wäre es insbesondere wichtig, auch Termine (mit Uhrzeit und Ort) eintragen zu können, bestenfalls unter Verlinkung auf ein Dokument (z.B. Anklageschrift). Ob es da einen integrierten, sichtbaren Kalender gibt, halte ich nicht für entscheidend, wenn der Kalender mit anderen (bspw. MacOS-Kalender) synchronisiert wird. Wie geht ihr damit momentan um?

Aktuell muss man sich tatsächlich noch damit „behelfen“, Termine entweder als WV / Frist einzutragen, oder eine externe Kalenderlösung zu verwenden. Diese funktionale Lücke wird geschlossen werden, muss sich jedoch noch hinter dem aktuell in Arbeit befindlichen Themenkomplex „Finanzen“ einreihen.

Advolux hat eine sehr komfortable Funktion: „Umwandeln in PDF (Briefkopf). Hiermit wird das aktuelle Dokument zum PDF umgewandelt und mit einem hinterlegten Briefkopf (ganzseitige Bilddatei) verbunden, sodass es abschließend aussieht, als sei es gedruckt und perfect gescannt. Für beA und auch für Mandanten ist das sehr komfortabel. Wie löst ihr das Thema)

Das kann ich mir vom Ablauf her gerade nicht so recht vorstellen. Grundsätzlich werden die Layouts / Designs in den Vorlagen erstellt. Bei vielen Vorlagen bedeutet das natürlich Aufwand, sollte sich am Briefkopf mal etwas ändern. Daher ist die Empfehlung, kein „festen“ Daten in den Briefköpfen zu verwenden, sondern die Platzhalter für das Kanzleiprofil zu nutzen. So muss man bei Änderung der Anschrift / Bankverbindung etc. keine Vorlage anpassen. Einzig das Ändern des Designs / Logos o.ä. wäre dann noch ein Fall, für den die Vorlagen angepasst werden müssten.

Zuletzt für den Moment: Wie sieht euer Workflow hinsichtlich der Schlagwörter für Akten und Dokumente aus?
So, das war viel fürs Erste und ich freue mich darauf, von euch erhellt zu werden.

Ist damit das Etikettensystem gemeint? Das ist sehr flexibel einsetzbar, und ich kann daher keine umfassende Antwort geben. Um mal ein paar Anwendungsfälle zu nennen: verschiedene Statusinformationen bspw. zum Abrechnungsstatus einer Akte (Etiketten an der Akte verwenden). Workflows zur Abarbeitung des Posteingangs (Etiketten am Dokument verwenden, bspw. „unbearbeiteter Posteingang“ an das Dokument heften bei Zuordnung aus dem E-Mail-/beA-/Scaneingang, Mitarbeiter haben dieses Etikett dann auf Ihrem Desktop „abonniert“, bearbeiten den Posteingang und vergeben neues Etikett „Korrektur RA xyz“, dieser korrigiert, entfernt das Korrektur-Etikett und aktiviert eines „Versand per beA“, was dann wiederum eine andere Person durchführt).
Die Etikettenfunktionalität erscheint auf den ersten Blick abstrakt, ist jedoch – richtig eingesetzt – sehr flexibel und hilfreich bei der Organisation der Arbeitsabläufe.

Beste Grüße,
Jens

Ich möchte auch gern die Mailingliste ans Herz legen: https://www.j-lawyer.org/?page_id=1295

Dann bekommen andere Teilnehmer die Fragen direkt in ihr E-Mail-Postfach. So kommen oft regere Diskussionen zustande.

Danke, dann wäre der Awendungsfall folgender?

Wenn Druck + Versand per Post, dann kommt das „Design“ über das fertige Briefpapier.

Wenn Versand per E-Mail oder beA, dann über den oben beschriebenen Weg, das „Briefpapier“ optional in das Dokument einzubringen.

Habe ich das richtig verstanden?

Habe für eine Kanzlei mal eine Vorlage mit einer Checkbox / Option im Kopfbereich gemacht, über welche man den gleichen Effekt erzielen kann – sich also zwischen der Variante mit oder ohne Hintergrund entscheiden kann.

Die von Dir beschriebene Variante wäre aber flexibler. Würde gern mehr darüber erfahren, und dann daraus ein Ticket machen.

Danke!

Also ich habe das so gelöst, dass in LO eine Vorlage mit einer Grafik als Hintergrund erstellt habe. Das war tatsächlich ein wenig tricky und ich weiß auch nicht mehr, wo da die Fallstricke lagen. aber es hat ein wenig gedauert, bevor es halbwegs perfekt war.

Als ich das dann hatte, habe ich an die richtigen Stellen (z.B. Adressfeld) Textfelder eingefügt und in diesen kann man dann ganz normal mit den Platzhaltern arbeiten.

Wenn jetzt mal was auf den fertigen Briefbogen gedruckt werden muss (eigentlich arbeite ich seit jl nahezu ausschließlich mit Mail und beA – nur ein paar Mandanten, die keine Mail haben und die natura Gegenseiten und wenn mal was per Fax vorab soll, brauchen den Druck), kann man in LO im Druckendialog unter dem Reiter LibreOffice Writer den Haken bei Seitenhintergrund wegnehmen, dann wird die Grafik nicht mit gedruckt. Dann habe ich mir Druckervoreinstellungen gebastelt und muss dann noch unter Eigenschaften die jeweilige Voreinstellung wählen, damit der Drucker weiß, aus welchem Fach er das Papier nehmen muss.

Wenn man das Dok dann noch als pdf abspeichern will, sollte man vorher den Haken bei Seitenhintergrund wieder setzen, dann abbrechen und dann speichern. Sonst kam es bei mir schon vor, dass der Hintergrund bei der pdf Umwandlung nicht mitgenommen wurde.

Ist ein wenig umständlich und sowas mit einer Checkbox („es wird auf Briefpapier gedruckt“ und dann ist wirklich restlos alles eingestellt) fände ich auch schöner. Da weiß ich aber echt nicht, wie das geht.

Vielleicht kann Jens da mal was zu schreiben.

Vielleicht hilft Dir das ja weiter

Herzliche Grüße
Martin

In LibreOffice hat jedes Element eine Eigenschaft „Drucken“ ja/nein, die festlegt ob das Element bei einem Ausdruck oder Export als PDF mit visualisiert wird oder nicht.

Ich habe damit eine Vorlage erstellt, die eine (ebenfalls nicht gedruckte) Checkbox enthält, über welche man diese Eigenschaft bspw. für ein Logo und weitere Elemente, die ggf. bereits auf Briefpapier vorhanden sind, setzen kann – i.S.v. „Checkbox anklicken“ – „Drucken“-Eigenschaft wird auf „ja“ gesetzt. Checkbox abwählen – Drucken wird auf nein gesetzt.

Dazu muss aber auf das Klickereignis reagiert werden, es müssen die relevanten Dokumentelemente „gefunden“ werden und deren Attribute gesetzt werden, das geht nur mit Makros.

Ein solcher Ansatz sollte auch mit MS Word umsetzbar sein.

Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)