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Schönen guten Morgen,
auch wenn ich befürchte, dass meine Vorschläge teilweise durchaus nervig sein können, muss ich sie doch in den Raum werfen.
Es würde mich interessieren, ob die Idee, ein Auswahlfeld nebst „archiviert“ enzufügen, und zwar „Akte vorgelegt“ auf Anklang stoßen würde, da zumindest ich in der Praxis einige Akten herausgebe und diese von der Cheffin mitgenommen werden. Ein Vermerk im Kalender bzw. direkt in der Akte ist oft durchaus aufwendig und geht leicht unter.
Weiterhin wäre es – meiner Meinung nach – ganz nett, ebenso ein Auswahlfeld „Mandant zur Kenntnisnahme erhalten“, weil einige Sachen/Schreiben persönlich abgeholt werden und dies den Verwaltungsaufwand mindern würde.
Beste Grüße
Hallo Frank, ein Forum ist ja für Fragen und Vorschläge da 🙂
Ich möchte gern verstehen wie der organisatorische Ablauf ist, bevor wir eine technische Lösung besprechen. Geht es
(a) primär um eine Nachweisbarkeit? Bspw. im Sinne von „Akte wurde zu Zeitpunkt x vorgelegt“?
oder (b) um eine Angabe die dann von einem anderen Nutzer direkt genutzt und ausgewertet werden kann (bspw. sucht dann ein anderer Anwender nach Akten mit dieser Markierung)?(a) wäre bspw. über einen manuellen Eintrag in der Aktenhistorie umsetzbar
(b) wäre dann eine separate Markierung an der Akte, analog des „archiviert“-Tags. Müsste dies dann recherchierbar sein? Wer setzt es wann wieder zurück? Oder wäre es über eine Wiedervorlage lösbar?Auch beim zweiten Anliegen: wann würde das wieder zurückgesetzt werden? Ein Mandant kann ja sicher mehrere male Informationen aus der Akte zur Kenntnisnahme erhalten. Oder wäre das eine Markierung an jedem Dokument und nicht der Akte?
Wenn ich genau verstehe was da organisatorische Problem ist, kann ich auch leichter eine technische Umsetzung ausarbeiten, die bei möglichst vielen Anwendern von j-lawyer.org hilfreich sein kann.
Danke und Gruß,
Jens
(j-lawyer.org)Im Szenario 1 geht es darum, dass Akten vorgelegt werden, bzw. aus der Kanzlei mit in die Privatwohnung zur Bearbeitung weitergereicht werden. Die Anzahl dieser vorgelegten Akten kann durchaus hoch sein. Irgendwann werde ich gefragt, die Akte nochmals vorzulegen, obwohl sie noch gar nicht im Büro ist (…ich weiß).
Da taucht eben die Frage auf, wie kennzeichne ich dies am besten. Natürlich kann ich eine Calc Tabelle anlegen, sie jedes mal aufmachen, eintragen und wieder schließen. Ich kann aber auch eine Wiedervorlage eintragen – die ich zzt. eher zur Fristenführung benutze, ich könnte natürlich auch in der Aktennoiz vermerken, dass die Akte vorgelegt wurde (was bei 7 – 10 Akten wieder zeitaufwendig ist). Das Problem ist das Wiederauffinden. Entweder suche ich dann die Calc Tabelle durch, die WV ab (die teilweise schon recht lang sind) oder die einzelnen Akten. Vor allem das Ein- und Austragen geht bei mir teilweise unter, weil es, wie gesagt, ein relativ langes Prozedere ist.
Hier kommt mein Vorschlag ins Spiel, nebst dem archivieren Auswahlfeld, noch ein Auswahlfeld einzufügen, das nichts anderes tut, als darzulegen, ob die Akte im Aktenregister ist oder nicht. Diese könnten nach diesem Kriterium auch sortierbar sein. Ergo Häkchen gesetzt – Akte nicht im Register, kein Häkchen – Akte im Register.
Ich weiß nicht, ob hiernach Bedarf besteht. Zumindest ist bei mir die „Aktenmitnahme“ gang und gäbe (was ich persönlich nicht wirklich befürworte, aber ist auch nicht meine Entscheidung).
Zum Szenario 2. Es sollte ein Feld, vielleicht eine farbige Markierung aller einzelnen Dokumente sein. Hierbei geht es darum, die einzelnen Dateien irgendwie kennzeichnen zu können, ob dies ein Unterlegen in Farbe ist, oder ein Kontrollkästchen, ist – denke ich mal – im Endeffekt irrelevant. DIe Markierung sollte auch permanent sein. Also im Sinne von „Ah, das und das Schreiben hat Mandant X schon zur Kenntnis erhalten“. Eine farbige Markierung könnte auch das Auffinden wichtiger Dokumente erleichtern – was mir grade so einfällt.
Grüße 🙂
Okay, ich baue das in Version 1.7 ein. Momentan schwebt mir da eine allgemeine „Markierungsfunktionalität“ vor (Tagging) – welche Tags die Anwender dann verwenden liegt in deren Hand, ebenso wie diese zurückgesetzt werden.
Die Aktensuche würde dann auch nach diesen Tags suchen können.
Grüße,
Jens
(j-lawyer.org)Hier gibt es jetzt eine Vorschau auf diese Funktionalität:
http://www.j-lawyer.org/?page_id=13&mingleforumaction=viewtopic&t=52.0#postid-200
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