j-lawyer.org nutzt bisher ein festes Schema für Aktenzeichen – in der Form 00001/16 (laufende Nummer plus Jahreszahl). Nachteil ist hierbei, dass die Anzahl der Mandate pro Jahr für Dritte ablesbar ist. Auch gibt es verschiedene weitere Gründe, die ein flexibles Aktenzeichen erforderlich machen, bspw. sollen bei einem Umstieg von einem anderen Kanzleisystem die Aktenzeichen weiterhin konsistent im gleichen Schema weiterlaufen.
Aus diesem Grund gibt es als „Last Minute“-Änderung in j-lawyer.org eine Funktionalität für frei definierbare Aktenzeichen:
Es sind folgende Werte nutzbar:
C – zufälliger Buchstabe
R – Zufallsziffer
N – unabhängig laufende Nummer
n – innerhalb anderer Kriterien laufende Nummer
Daraus lassen sich für individuelle Anforderungen passende Aktenzeichen-Schemata definieren, bspw.
nnnnn/YY – 5-stellige laufende Nummer innerhalb eines Jahres, gefolgt von fixem Schrägstrich, gefolgt von 2-stelliger Jahreszahl
YY-CCCCC – 2-stellige Jahreszahl, gefolgt von fixem Bindestrich, gefolgt von 5 zufälligen Buchstaben
NNNNN/YYYYMMDD – 5-stellige unabhängig laufende Nummer, gefolgt von fixem Schrägstrich, gefolgt von 4-stelliger Jahreszahl, gefolgt von 2-stelliger Monatsangabe, gefolgt von 2-stelliger Tagesangabe
Monat und Tag können wahlweise als M oder MM bzw. D oder DD angegeben werden. Bei einfachem Buchstaben M oder D werden einstellige Zahlenwerte auch nur einstellig übernommen, bei Nutzung von MM oder DD werden ggf. führende Nullen eingefügt.
In jedem Fall wird j-lawyer.org die Eindeutigkeit des Aktenzeichens forcieren.