Mit der kommenden j-lawyer.org – Version ist man für Versand und Empfang elektronischer Rechnungen vorbereitet.
j-lawyer.org unterstützt dabei zwei Formate: XRechnung (bei Rechnungslegung an öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“, bei Rechnungslegung von Unternehmen an Unternehmen).
Der Workflow bei Rechnungserstellung bleibt dabei nahezu unverändert – j-lawyer.org übernimmt das Generieren und Einbetten der strukturierten Rechnungsdaten in Dokumente.
In diesem Zug wurden u.a. auch folgende Erweiterungen umgesetzt:
- Ein Adressbucheintrag verfügt nun über Felder für SEPA-Mandatsreferenz und dazugehörigem Datum
- Unternehmensinformationen, Bankverbindung u.v.m. sind nun auch am Nutzer verfügbar: so können innerhalb einer Installation Rechnungen mit abweichenden Zahlungsdaten erstellt werden – bspw. im Fall einer Bürogemeinschaft.
- jede Rechnung hat nun einen expliziten Absender (benötigt, um die korrekten Zahlungsinformationen in die elektronische Rechnung übernehmen zu können)
- innerhalb einer Rechnung kann nun die Zahlungsmethode angegeben werden (Banküberweisung, Lastschrift, sonstige)
Anbei ein paar erste Screenshots. Der Rechnungskopf schaut nun wie folgt aus und teilt auch gleich mit, ob für einen Rechnungsempfänger eine Lastschrift möglich ist:
Bei Erstellung eines Dokumentes zu einer Rechnung gibt es zwei Möglichkeiten:
Die erste Option erstellt zunächst wie bisher über das Vorlagensystem ein Word- oder LibreOffice-Dokument. Bei einer Konvertierung in PDF – bspw. im Rahmen des Versands per E-Mail oder beA – wird dabei ein „unsichtbares“ technisches und maschinenlesbares Datenelement generiert und in das PDF eingebettet. Der Workflow ist somit unverändert und die Anwendung kümmert sich um das Erstellen der komplexen Datenstrukturen. Das dabei entstehende PDF ist dabei sowohl „menschenfreundlich“ (es kann wie bisher gelesen werden) als auch maschinenlesbar (eine empfangende Software kann aus dem PDF einen Datenblock extrahieren und weiterverarbeiten).
Die zweite Option erstellt ein XML-Dokument, das von einem menschlichen Bediener nicht gelesen werden kann. j-lawyer.org hat deshalb einen Viewer erhalten, welcher die Inhalte der Datei darstellt.
In beiden Fällen wird das generierte Dokument auch direkt in der Rechnung verlinkt:
Wie stellt j-lawyer.org elektronische Rechnungen dar (unabhängig davon, ob sie selbst erstellt oder von außen empfangen wurde)?
Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind als PDF normal lesbar. Der neue PDF-Viewer erkennt jedoch, dass es sich um eine elektronische Rechnung handelt, und stellt über separate Tabs sowohl die Inhalte der eingebetteten Rechnung als auch die Rohform als XML dar:
Elektronische Rechnungen im XRechnung-Format werden menschenlesbar dargestellt und sind ebenfalls in Rohform einsehbar:
Das nächste Release ist aktuell auf Ende Oktober terminiert. Ab diesem Zeitpunkt wird j-lawyer.org automatisch elektronische Rechnungen generieren und versenden.